私人助理 / 病人服務協調員

職位說明

工作安排

• 全職，依診所排班與私人助理需求安排工作。
• 需依排班與支援需求往返 Monterey Park 與 Rowland Heights。
• 工作內容包含主管支援、病患排程、前台接待，以及預先安排的本地交通接送。

主管與個人支援工作

• 維持主管辦公桌與工作區整齊有序，避免文件遺失、堆積或被忽略。
• 協助咖啡與讓診所日常順利運作的小型例行事項。
• 與辦公室經理共同掌握主管行程，並在主管提出前先準備好所需事項。
• 追蹤主管承諾的事項、發送提醒，並主動跟進，避免事情無聲拖延。
• 當文件需要主管簽署時，在旁協助直到完成，而不是留下待辦文件堆。
• 整理個人郵件、往來信件、帳單與家庭文件。
• 分類與排序來件，標記需要主管查看或處理的事項。
• 維持有系統的個人文件、帳單、期限與追蹤事項管理方式。
• 協調個人預約、提醒、跑腿事項與家庭行程。
• 確保重要的個人事務、付款、預約與截止日期不被遺漏。
• 以謹慎、專業與保密原則處理所有個人與家庭相關事務。
• 完成其他合理指派的私人助理工作。

病人服務與前台工作

• 致電病患安排、確認、改期與追蹤預約。
• 執行預約提醒與回訪聯繫。
• 透過及時聯繫病患填補取消時段與空檔。
• 正確記錄通話內容、結果與後續追蹤需求。
• 依照醫師可預約時段與診所流程正確安排預約。
• 接聽電話並以專業方式回覆病患問題。
• 在需要前台支援時接待與協助病患報到。
• 確認並更新病患基本資料、聯絡資訊與保險內容。
• 將排程問題與病患需求回報給醫師、醫療助理與管理團隊。
• 依 HIPAA 與診所保密要求保護病患隱私。
• 支援其他前台與行政相關工作。

駕駛與交通安排

• 需持有有效加州駕照、良好駕駛紀錄，以及適合載客的可靠投保車輛。
• 願意往返診所、主管住所、家屬住所與其他核准的當地目的地。
• 約每週兩次接送主管母親往返診所與住處。
• 約每週一次接送主管女兒返家。
• 依需要處理其他預先安排的當地接送。
• 使用個人車輛進行核准公司行程時，依當前 IRS 商務里程標準報銷，並於每個薪資週期提交里程紀錄。

資格條件

• 具私人助理、行政、醫療前台或客服經驗者佳。
• 具良好的組織能力、時間管理能力與追蹤執行力。
• 溝通專業且尊重他人。
• 能以高度保密原則處理個人資訊與醫療資訊。
• 能在最少監督下獨立工作。
• 可靠、守時，並能因應優先順序變動。
• 具基本電腦能力，並願意學習診所電子病歷、排程與電話系統。
• 持有效加州駕照、具安全駕駛紀錄，並擁有可靠且投保的車輛。
• 具英文及中文（國語或粵語）雙語能力。
• 有與長者互動或家屬接送經驗者佳。
• 曾直接支援醫師、企業主或創辦人者佳。
• 具醫療辦公室經驗者佳。

角色界線

• 此職位不包含清潔或家務整理；重點是整理文件、工作區、行程與行政物流，而非打掃地板。
• 此職位不包含托育或個人照護。
• 此職位不負責臨床或醫療帳務決策。
• 除非另有書面授權，員工不得代表主管簽署文件、作出財務決策、存取金融帳戶或執行付款。
• 所有病患、個人、家庭與財務資訊都必須嚴格保密。

成功樣貌

• 到職 30 天內：您已熟悉主管行程、固定安排與偏好；主管桌面與文件已建立可說明的整理系統；並能獨立處理病患排程與提醒電話。
• 到職 60 天內：您能主動提醒需簽署文件、提前發現衝突、追蹤沉寂事項，並讓診所與主管住所的郵件與帳單整理形成穩定節奏。
• 到職 90 天內：主管已能自然地把事情交給您處理，而不需要多加思考。這種信任程度才是此職位真正的衡量標準。

長期發展機會

這是一個會隨著信任而成長的職位。對合適的人選而言，當您能承擔更多責任時，工作範圍與薪資也會一同提升，成為一個長期且接近業務核心的位置。